Flottensoftware für Mietwagen- und Transferfirmen ist live

In einer Firma, die eigene Fahrzeuge und eigene Fahrer betreibt, sieht der Tag meist so aus: Wo das Auto gerade steht, hängt an einem Whiteboard, der Mietvertrag liegt in einem Ordner, der Untersuchungstermin steckt als Erinnerung im Handy einer einzelnen Person, und der Gewinn des letzten Monats steht nirgends. Die Kosten dieser Zersplitterung sind nicht abstrakt: dasselbe Fahrzeug zwei Kunden zusagen, denselben Fahrer auf zwei Fahrten schreiben, die Kilometerüberschreitung erst bemerken, wenn das Auto längst weg ist, ein Fahrzeug mit abgelaufener Untersuchung auf die Straße schicken — all das ist unmittelbarer Geldverlust. Agentursoftware löst dieses Problem nicht, denn sie wurde dafür gebaut, den Bestand anderer zu verkaufen.

Wir bei diji.tech haben zwei neue Systeme für Firmen freigeschaltet, die ihren eigenen Bestand betreiben: Mietwagen-Firmensoftware und Transfer-Firmensoftware. Ihre Gemeinsamkeit passt in einen Satz: Das Fahrzeug gehört Ihnen, der Fahrer gehört Ihnen — und das Risiko der Standzeit ebenfalls. Deshalb steht im Zentrum dieser Produkte nicht „an mehr Lieferanten anschließen", sondern den Vermögenswert, den Sie besitzen, bepreisen, zuteilen und sauber abschließen.

Warum Agentursoftware und Firmensoftware nicht dasselbe sind

Das ist das Missverständnis, dem wir am häufigsten begegnen. Ein Agenturprodukt sucht den Bestand eines Lieferanten, verkauft ihn und legt eine Aufschlagsregel darauf. Ein nicht verkauftes Fahrzeug oder ein nicht verkaufter Sitzplatz taucht in der Bilanz der Agentur nicht auf. Im Firmenprodukt dagegen kommt jeder unverkaufte Tag als Abschreibung eines Fahrzeugs mit konkretem Kennzeichen zurück.

Zwei Produkte, die wie derselbe Verkaufsbildschirm aussehen, trennen sich beim Bestandseigentum; wo das Risiko liegt, liegt auch der Schwerpunkt des Produkts.

Achse	Agentursoftware	Firmensoftware
Herkunft des Bestands	Lieferantenanbindung	Eigene Fahrzeuge und Fahrer der Firma
Aufbau des Preises	Aufschlagsregel auf den eingehenden Preis	Tarif wird von Grund auf selbst aufgebaut
Kritisches Risiko	Lieferantenausfall, Provisionsmarge	Abschreibung, Wartung, Standzeit, Dokumentengültigkeit
Schicht nach dem Verkauf	Buchungsverfolgung	Feldbetrieb: Übergabe, Disposition, Schaden, Vergütung
Erfolgsmaßstab	Umsatzvolumen und Marge	Auslastung je Fahrzeug und Fahrer, Gewinn je Fahrt bzw. Vermietung

Die Entscheidungsregel ist einfach: Kaufen Sie den Bestand ein, brauchen Sie das Agenturprodukt; besitzen Sie den Bestand, brauchen Sie das Firmenprodukt. Für Betriebe, die beides tun, stehen die Pendants auf der Agenturseite auf den Seiten Mietwagen-Software und Transfer-Buchungssoftware.

Mietwagen: Sie verkaufen eine Klasse, Sie übergeben ein Kennzeichen

Im Rent-a-Car-Bereich ist das Erste, was aufgebaut wird, nicht die Fahrzeugliste, sondern der Klassenkatalog. Der Kunde kauft kein Kennzeichen, er kauft eine Klasse — etwa Economy Automatik oder Kompakt Diesel. Genau so arbeitet das System: Verfügbarkeit und Preis laufen über die Klasse, das Kennzeichen wird im Moment der Übergabe zugeordnet. Der Nutzen ist unmittelbar: Solange Sie zwei Fahrzeuge derselben Klasse gegeneinander tauschen können, stoppt die Verspätung eines Fahrzeugs den Verkauf nicht.

Im Fahrzeugdatensatz stehen Ausstattung, Fotogalerie und Klassencode; je Fahrzeug lassen sich Mietdauerbeschränkungen definieren (etwa ein bestimmtes Fahrzeug für Kurzzeitmieten sperren). Der Tarif wird dann in diesen Schichten aufgebaut:

• Tages-, Wochen- und Monatsstufen werden mit getrennten Einzelpreisen erfasst. Die Regel: Ziehen Sie den Wochen-Einzelpreis nicht unter den Tagespreis, gehen Mietdauern über drei Tage an den Wettbewerb; die Monatsstufe wiederum bestimmt den Bodenpreis für Firmenkunden mit Flottenvertrag.
• Die Definition eines Saisonzeitraums trennt Sommer- und Winterpreis derselben Klasse.
• Kilometerfreigrenze und Mehrkilometerpreis liegen auf der Stufe selbst. Wollen Sie unbegrenzte Kilometer verkaufen, lassen Sie die Freigrenze auf dieser Stufe leer.
• Versicherungsdeckungen und Versicherungspakete werden getrennt definiert und dem Kunden als eine einzige Paketposition angeboten.

Zusatzpositionen — Zusatzfahrer, Kindersitz, Navigation, Winterreifen — lassen sich auf zwei Arten berechnen: pro Tag oder pro Vermietung. Diese Wahl entscheidet über einen großen Teil des Umsatzes. Praktische Regel: Was der Kunde jeden Tag nutzt (Zusatzfahrer, Kilometerpaket), definieren Sie pro Tag; was einmal eingebaut und zurückgegeben wird (Kindersitz, Zustellgebühr), pro Vermietung.

Die Kaution steht in den Mietbedingungen des Fahrzeugdatensatzes, wirkt in Angebot und Vertrag hinein, und die Vorautorisierung wird an die Vermietung gehängt. Mindestalter des Fahrers und Mindestdauer des Führerscheinbesitzes werden an derselben Stelle definiert; ein Feld, das Sie leer lassen, erscheint im Angebot gar nicht — es wird kein Standardwert erfunden.

Übergabe und Rücknahme: Der Gewinn wird dort gesichert, wo das Formular ausgefüllt wird

In der Autovermietung steht der Gewinn nicht mit der Unterschrift fest, sondern in dem Moment, in dem Sie das Fahrzeug zurückbekommen. Deshalb hat das System zwei getrennte Formulare: Übergabe und Rücknahme.

Kilometerstand, Tankfüllung und Schadensaufnahme aus der Übergabe erscheinen im Rücknahmeformular als Referenz; daraus entstehen die Differenzpositionen.

Bei der Übergabe wird das Kennzeichen zugeordnet, der Kilometerstand abgelesen, Tankstand und vorhandene Schäden werden markiert; der Mietvertrag wird erfasst und sein Unterschriftsstatus verfolgt. Bei der Rücknahme werden dieselben Felder erneut ausgefüllt und die Differenz Position für Position abgebildet: Kraftstoffdifferenz, Mehrkilometer, Reinigung, Schadenbetrag, Kautionsverrechnung, bei Bedarf Rechnung und Gutschrift. Was die Diskussion entschärft, ist, dass beide Formulare auf demselben Datensatz liegen.

Das Fahrzeug hat außerdem einen Lebenszyklus unabhängig von jeder Vermietung: Schadenshistorie, Untersuchung, Wartungs- und Reifeneinträge, elektronische Mautdurchfahrten (in der Türkei HGS) und Verkehrsstrafen. Durchfahrten und Strafen werden dem Mietzeitraum zugeordnet und dem Verantwortlichen zugewiesen — damit ist die Frage „in wessen Zeitraum fällt dieser Bescheid" im Betriebspanel geschlossen. Läuft die Untersuchung, die Vollkaskoversicherung oder die Abgasprüfung ab, wird eine Erinnerung erzeugt.

Für die Rückgabe an einem anderen Standort gibt es eine eigene Gebührenmatrix. Die wahren Kosten einer Einwegmiete sind das Zurückholen des Fahrzeugs; füllen Sie diese Matrix nicht nach den tatsächlichen Rückführungskosten zwischen den Filialpaaren, sammelt sich Ihre Flotte über beliebte Einwegstrecken in der falschen Stadt an. Auch Fahrzeugtransfers zwischen Filialen laufen dokumentiert, und ein Filialmitarbeiter sieht nur die Datensätze seiner eigenen Filiale.

Transfer: kein Zonentarif, sondern eine Abhol-x-Ziel-Matrix

Im Transferbereich lautet die häufigste Frage: „Gibt es einen Zonentarif?" Die klare Antwort: Einen Zonentarif gibt es nicht. Der Preis wird entweder über ein Punktpaar (Strecke) oder pro Kilometer aufgebaut. Stattdessen gibt es die Abhol-x-Ziel-Matrix: Sie wählen Abhol- und Zielpunkte in einem Raster, erzeugen Strecken im Block, aktualisieren Preise im Block und definieren beide Richtungen zugleich. Alternativ definieren Sie einen Kilometerpreis und einen Grundpreis — genau diese Position verhindert, dass der Preis auf kurzen Distanzen zusammenbricht.

Woher der Auftrag auch kommt, er läuft in denselben Ablauf; nach der Disposition schreiten die Auftragsstatus mit Zeitstempeln voran, und beim Abschluss werden die Finanzpositionen erfasst.

Die Fahrzeugzuordnung erfolgt über Passagier- und Gepäckkapazität, Stornobedingungen werden über eine stundenbasierte Staffelmatrix definiert, und auf Fahrzeugebene sind Ausnahmen möglich. Auch ein telefonisch eingehender Auftrag wird manuell erfasst und fällt in denselben Betriebsablauf.

Das kritischste Verhalten des Dispositionsboards ist die Überschneidungsprüfung. Die Regel lautet: Um die Abholzeit eines Auftrags liegt ein Zeitfenster, und eine Ressource, die in diesem Fenster bereits einen Auftrag hat, kann nicht gewählt werden — das System nimmt die Zuteilung nicht an und nennt Ihnen den kollidierenden Auftrag. Da Führerschein-, Untersuchungs- und Versicherungsgültigkeiten im Fahrer- und Flottendatensatz auf demselben Bildschirm stehen, sinkt auch das Risiko, einen Fahrer mit abgelaufenem Dokument loszuschicken.

Die Auftragsstatus — wartend, zugeteilt, unterwegs, abgeschlossen, in den Nebenzweigen nicht erschienen und storniert — werden bei jedem Übergang mit Zeitstempel erfasst. Der Zeitstempel ist keine Dekoration, sondern Beweis: Sagt der Kunde „das Fahrzeug kam nie", wird über den Datensatz gesprochen. Beim Abschluss der Fahrt wird die Fahrervergütung berechnet und dem Auftrag zugeschrieben; die Kosten dieser Fahrt tragen Sie Position für Position selbst ein. Die Rentabilität wird nach Zeitraum und Währung berichtet; Fahrer- und Fahrzeugberichte zeigen zusätzlich Auftragszahl und Abschlussquote.

Dieselbe Installation öffnet auch den eigenen Verkaufsshop der Firma

Auf der Mietwagenseite erzeugt die Installation nicht nur ein Verwaltungspanel, sondern auch einen B2C-Shop unter der eigenen Marke der Firma. Der Shop nutzt denselben Bestand und dieselben Buchungsdienste; eine separate Produktinstallation ist nicht nötig. Der Besucher wählt Filiale und Datum, filtert nach Klasse, Getriebe und Kraftstoff, wählt in der Fahrzeugansicht Versicherungspaket und Zusatzleistungen und trägt im letzten Schritt Fahrer-, Rechnungs- und Kartendaten ein. Seiten, Menü, Bilder, Theme und Sprachtexte des Shops werden im Panel bearbeitet; die eigene Domain binden Sie per DNS an.

Der Verkaufsshop in dieser Ankündigung liegt auf der Mietwagenseite. Das Transferprodukt ist panelzentriert: Aufträge kommen über das Panel oder per Telefon, Betrieb und Finanzen laufen im Backoffice.

14 Tage kostenlos testen im Mietwagenbereich

Für Mietwagenfirmen gibt es einen Self-Service-Weg, das System selbst aufzusetzen und anzusehen. Der Anmeldeassistent hat drei Schritte — Adresse & Website, Konto & Firma, Bestätigung — und in keinem Schritt wird eine Kreditkarte verlangt. Ist die Anmeldung abgeschlossen, entstehen Konto, Administrator-Benutzer und Standard-Hauptfiliale automatisch, die Adresse Ihrer Website wird automatisch vergeben und die Seite geht live. Die eigene Domain binden Sie später per DNS an; Logo, Inhalte und Markenfarben passen Sie nach der Veröffentlichung an. Am Ende der Testphase wählen Sie das Paket im System selbst aus.

Testzugang: https://car.diji.tech/?l=de

Im Transferprodukt wird keine kostenlose Testphase angeboten; die Inbetriebnahme im Transfer wird über die Erfassung Ihrer Fahrzeug- und Streckenliste geplant.

Checkliste für die Inbetriebnahme

Für Mietwagen:

1. Bauen Sie den Klassenkatalog vor der Fahrzeugliste auf. Ohne Klassen finden weder Preis noch Verfügbarkeit einen Ankerpunkt.
2. Lassen Sie Wochen- und Monatsstufe nicht leer. Definieren Sie nur einen Tagespreis, können Sie bei langen Mietdauern den Wettbewerbspreis nicht bieten.
3. Erfassen Sie die Kilometerfreigrenze je Stufe; auf der Stufe, die Sie unbegrenzt verkaufen wollen, lassen Sie das Feld leer.
4. Markieren Sie einzeln, ob eine Zusatzposition pro Tag oder pro Vermietung berechnet wird. Verlassen Sie sich nicht auf den Standard.
5. Füllen Sie die Matrix für die Rückgabe an anderem Standort mit den echten Rückführungskosten je Filialpaar.
6. Definieren Sie Kaution, Mindestalter und Mindestführerscheindauer im Fahrzeugdatensatz; ein leeres Feld erscheint im Angebot nie.
7. Richten Sie Filialhierarchie und Benutzerrollen in der ersten Woche ein. Wird die Datentrennung später aktiviert, bleiben die Altdatensätze vermischt.
8. Planen Sie ein, Fahrzeuge einzeln anzulegen — einen Massenimport für Fahrzeuge gibt es nicht.

Für Transfer:

1. Standardisieren Sie zuerst Abhol- und Zielpunkte (Flughafen, Busbahnhof, Hotel, Stadtteil) und erzeugen Sie erst dann die Matrix.
2. Erfassen Sie unbedingt den Grundpreis; bei Kilometerpreisen ist er die einzige Position, die kurze Strecken schützt.
3. Erfassen Sie Fahrzeugtypen mit Passagier- und Gepäckkapazität, nicht nur mit Marke und Modell.
4. Definieren Sie die Stornostufen mit Stundenschwellen und setzen Sie sie auf Fahrzeugebene außer Kraft, wo eine Ausnahme nötig ist.
5. Tragen Sie die Ablaufdaten der Fahrerdokumente in die Datensätze ein; die Prüfung funktioniert nur mit vorhandenen Daten.
6. Standardisieren Sie die Bezeichnungen der Kostenpositionen (Kraftstoff, Parken, Maut, Bewirtung) — ein Bericht wird erst mit einheitlichen Bezeichnungen aussagekräftig.

Was messen Sie?

Auf der Transferseite liefert das System drei Dinge direkt: Nettogewinn und Marge je Fahrt, Auftragszahl und Abschlussquote je Fahrer und Fahrzeugauslastung. Die Schwelle für den ersten Monat lautet: Ist die Abschlussquote niedrig, liegt das Problem nicht am Preis, sondern an der Disposition.

Im Mietwagenbereich entsteht die Messung aus den Datensätzen: die Summe der Rücknahmedifferenzen (Kraftstoff + Mehrkilometer + Reinigung + Schaden), der verrechnete Kautionsbetrag, der Anteil der Einwegmieten und die vermieteten Tage je Klasse. Diese vier Zahlen sagen Ihnen, ob Ihr Tarif richtig aufgebaut ist, ohne dass Sie die Tarifseite öffnen: Ist die Rücknahmedifferenz dauerhaft null, ist Ihre Kilometerfreigrenze großzügiger als nötig; ist sie dauerhaft hoch, produzieren Sie Kundenbeschwerden.

Grenzen und Hinweise

Zu wissen, was ein Produkt nicht tut, ist so wichtig wie zu wissen, was es tut:

• Im Transfer gibt es keinen Zonentarif. Der Preis wird über Punktpaar-Strecken oder Kilometer aufgebaut.
• Im Transfer gibt es keine Flugverfolgung. Es gibt Felder für Flugnummer, Terminal und Empfangshinweis; ein automatisches Verhalten, das die Abholzeit nach einer Verspätung verschiebt, existiert nicht.
• Es gibt keine Fahrer-App und keine automatische Auftragsbenachrichtigung an den Fahrer; die Zuteilung erzeugt einen Eintrag im Panel und im Ereignisprotokoll. Eine Live-Fahrzeugverfolgung (GPS) gibt es ebenfalls nicht.
• Nach der Zuteilung wird dem Fahrgast kein automatischer Hinweis mit Fahrername und Kennzeichen geschickt. Der bestehende Benachrichtigungsablauf beschränkt sich auf Zustellung und erneuten Versand der Buchungsbestätigung.
• Einen geteilten (sitzplatzbasierten) Transferverkauf gibt es nicht; die Preisbildung erfolgt je Fahrzeug. Auch Zwischenstopp-Gebühren und Nachtzuschläge werden nicht angewandt.
• Im Mietwagenbereich gibt es keinen Massenimport für Fahrzeuge. Ein Importablauf existiert nur für den Kontoauszug der elektronischen Mautdurchfahrten.
• Beim Mietvertrag werden Erfassung und Unterschriftsstatus verfolgt; ein externer E-Signatur-Anbieter ist nicht angebunden.
• Die Verfügbarkeit arbeitet auf Klassenebene, Mietdauerbeschränkungen werden je Fahrzeug zusätzlich definiert. Wartungs- und Untersuchungseinträge werden geführt und bei nahendem Ablauf entstehen Erinnerungen; ob ein Wartungseintrag das Fahrzeug automatisch aus dem Verkauf nimmt, ist für Ihre Installation gesondert zu bestätigen.
• Im Zahlungsschritt des Shops werden Fahrer-, Rechnungs- und Kartendaten erfasst. Über welchen Kanal der Zahlungseinzug läuft, wird bei der Installation geklärt.

Häufig gestellte Fragen

Ich habe eine eigene Flotte und verkaufe zusätzlich Fahrzeuge anderer Firmen. Welches Produkt brauche ich?

Der Maßstab ist das Bestandseigentum. Liegt das Gewicht auf Ihren eigenen Fahrzeugen, beginnen Sie mit dem Firmenprodukt; liegt es auf dem Verkauf fremden Bestands, ist das Agenturprodukt das richtige. Für Betriebe, die beides parallel führen, wird die Konstellation im Inbetriebnahmegespräch geklärt.

Gibt es die 14-tägige Testphase auch für Transfer?

Nein. Kostenlose Testphase und Self-Service-Einrichtung werden nur im Mietwagenbereich angeboten. Für Transfer wird der Zeitplan der Inbetriebnahme nach der Anzahl der zu erfassenden Fahrzeugtypen und Strecken geplant.

Verhindert das System wirklich, dass ich denselben Fahrer auf zwei Fahrten schreibe?

Ja, und zwar nicht auf Warnungsebene — der Datensatz entsteht gar nicht erst. Ist der gewählte Fahrer oder das gewählte Fahrzeug im Fenster um die Abholzeit dieses Auftrags bereits an einen anderen Auftrag gebunden, weist das System die Zuteilung zurück und zeigt Ihnen den kollidierenden Auftrag. Auch die mit der Zuteilung geschriebene Aktualisierung und der Ereigniseintrag laufen als ein Stück, sodass keine halb fertige Zuteilung auf dem Board hängen bleibt.

Wie ziehe ich die Differenzen ein, die am Ende einer Vermietung entstehen?

Kilometerstand, Tankfüllung und Schadensaufnahme aus Übergabe- und Rücknahmeformular werden verglichen; die Differenzpositionen (Kraftstoff, Mehrkilometer, Reinigung, Schaden) werden einzeln abgebildet, und die Kautionsverrechnung erfolgt auf demselben Datensatz. Rechnung und Gutschrift hängen ebenfalls an diesem Ablauf.

Bringt das System meine Preisliste fertig mit?

Nein. Im Firmenprodukt gibt es keine vorgefertigte Preisliste; den Tarif bauen Sie mit Klassen, Dauerstufen, Saison, Kilometerpaketen und Zusatzpositionen selbst von Grund auf. Das ist der grundlegende Unterschied zur Agenturlogik, die einen Aufschlag auf den Lieferantenpreis legt.

Kann meine eigene Website aus diesem System veröffentlicht werden?

Auf der Mietwagenseite ja: Die Installation erzeugt einen Verkaufsshop unter der eigenen Marke und der eigenen Domain der Firma, Inhalt und Theme werden im Panel verwaltet. Im Rahmen dieser Ankündigung arbeitet das Transferprodukt panelzentriert.

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Drei Dinge, die Sie heute tun können:

1. Schreiben Sie Ihre Klassenliste auf. Legen Sie fest, in wie viele Klassen Sie Ihre Flotte teilen — die gesamte Einrichtung hängt an dieser Liste. Das Pendant im Transfer ist, die Fahrzeugtypen mit Passagier- und Gepäckkapazität aufzuschreiben.
2. Markieren Sie Ihre fünf meistverkauften Strecken oder Ihre fünf häufigsten Mietdauermuster. Den Tarif von dort aus aufzubauen, bringt viel schneller ein Ergebnis, als die gesamte Matrix auf einmal füllen zu wollen.
3. Sind Sie im Mietwagenbereich, starten Sie die Testphase selbst: Unter https://car.diji.tech/?l=de öffnen Sie ohne Kreditkarte ein Konto und sehen Panel und Shop in derselben Sitzung.

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