En una empresa que opera sus propios vehículos y sus propios conductores el día suele transcurrir así: dónde está cada coche se apunta en una pizarra, el contrato vive en una carpeta, la fecha de la inspección técnica está en el recordatorio del móvil de alguien y el beneficio del mes pasado no está en ninguna parte. El coste de ese desorden no es abstracto: prometer el mismo coche a dos clientes, asignar el mismo conductor a dos servicios, descubrir el exceso de kilometraje cuando el coche ya se ha ido, sacar a la calle un vehículo con la inspección caducada — todo eso es pérdida directa de dinero. El software de agencia no resuelve ese problema, porque está diseñado para vender el inventario de otro.
En diji.tech hemos puesto en servicio dos sistemas nuevos para las empresas que operan su propio inventario: Software para Empresas de Alquiler de Coches y Software para Empresas de Transfer. Lo que ambos comparten cabe en una frase: el coche es suyo, el conductor es suyo y el riesgo de tenerlos parados también es suyo. Por eso el centro de estos productos no es «conectarse a más proveedores», sino poner precio al activo que ya posee, asignarlo y cerrarlo.
¿Por qué el software de agencia y el de empresa no son lo mismo?
Es el malentendido más frecuente. Un producto de agencia busca el inventario de un proveedor, lo vende y le aplica encima una regla de margen. El coche o la plaza que no se venden no aparecen en el balance de la agencia. En un producto de empresa, en cambio, cada día sin vender vuelve en forma de amortización de un vehículo con matrícula concreta.
Dos productos que parecen la misma pantalla de venta se separan justo en la propiedad del inventario; donde está el riesgo, ahí está el centro de gravedad del producto.
| Eje | Software de agencia | Software de empresa |
|---|---|---|
| Origen del inventario | Conexión con proveedor | Vehículos y conductores propios |
| Cómo se monta el precio | Regla de margen sobre el precio recibido | La tarifa la monta la empresa desde cero |
| Riesgo crítico | Caída del proveedor, margen de comisión | Amortización, mantenimiento, vehículo parado, vigencia documental |
| Capa posventa | Seguimiento de la reserva | Operación de campo: entrega, despacho, daños, retribución |
| Medida del éxito | Volumen de venta y margen | Ocupación por vehículo y conductor, margen por servicio o alquiler |
La regla de decisión es simple: si compra el inventario, producto de agencia; si es propietario del inventario, producto de empresa. Para quienes hacen las dos cosas, los equivalentes del lado de agencia están en Software de Alquiler de Coches y Software de Transfer.
Alquiler: se vende por categoría, se entrega por matrícula
En rent a car lo primero que hay que montar no es la lista de vehículos, sino el catálogo de categorías. El cliente no compra una matrícula; compra una categoría, del tipo económico automático o compacto diésel. El sistema funciona con esa misma lógica: la disponibilidad y el precio corren por categoría y la matrícula se ata en el momento de la entrega. La ventaja es esta: mientras pueda sustituir un coche por otro de la misma categoría, el retraso de un vehículo no detiene la venta.
En la ficha del vehículo se guardan el equipamiento, la galería de fotos y el código de categoría; puede definir restricciones de duración por vehículo (por ejemplo, cerrar un coche concreto al alquiler de corta duración). La tarifa se monta en estas capas:
- Los escalones diario, semanal y mensual se introducen con precio unitario propio. Regla: si no baja el precio unitario semanal por debajo del diario, los alquileres de más de tres días se van a la competencia; y el escalón mensual fija el suelo del negocio corporativo con contrato de flota.
- La definición de temporada separa el precio de verano y el de invierno para una misma categoría.
- El kilometraje incluido y el precio por exceso se apoyan en el escalón. Si va a vender kilometraje ilimitado, deja vacío el kilometraje del escalón.
- Las coberturas y los paquetes de seguro se definen aparte y se presentan al cliente como un único concepto empaquetado.
Los extras (conductor adicional, silla infantil, navegador, neumáticos de invierno) pueden tarificarse de dos formas: por día o por alquiler. La elección correcta determina buena parte del ingreso. Regla práctica: lo que el cliente usa todos los días (conductor adicional, paquete de kilómetros extra) va por día; lo que se monta una vez y se devuelve (silla infantil, cargo de entrega) va por alquiler.
La fianza vive en las condiciones de alquiler de la ficha del vehículo, se refleja en la oferta y en el contrato, y la preautorización queda vinculada al alquiler. La edad mínima del conductor y los años mínimos de carnet se definen en el mismo sitio; el campo que no rellena no aparece en la oferta y no se inventa ningún valor por defecto.
Entrega y devolución: el margen se protege donde se rellena el parte
En alquiler el beneficio no queda fijado cuando se firma el contrato, sino cuando recupera el coche. Por eso el sistema tiene dos formularios distintos: Entrega y Devolución.
Los kilómetros, el combustible y los daños anotados en la entrega aparecen como referencia en el formulario de devolución; de ahí salen las líneas de diferencia.
En la entrega se asigna la matrícula, se lee el cuentakilómetros, se marcan el nivel de combustible y los daños existentes; el contrato de alquiler queda registrado y se sigue su estado de firma. En la devolución se rellenan los mismos campos y la diferencia se repercute línea a línea: diferencia de combustible, exceso de kilometraje, limpieza, importe de daños, compensación de la fianza y, si procede, factura y factura de abono. Lo que evita la discusión es que ambos formularios se apoyen en el mismo registro.
El vehículo tiene además un ciclo de vida independiente del alquiler: historial de daños, inspección técnica, mantenimiento y registro de neumáticos, peajes electrónicos (ejemplo de Turquía: HGS) y multas de tráfico. El peaje y la multa se cruzan con el periodo de alquiler y se imputan a su responsable, de modo que la pregunta «¿en el periodo de quién cae esta multa?» se cierra en el panel de operaciones. Cuando se acercan los vencimientos de la inspección técnica, del seguro a todo riesgo y de la inspección de emisiones se genera un aviso.
Para la devolución en otra ubicación existe una matriz de cargos propia. El coste real del alquiler de sólo ida es traer el coche de vuelta; si no rellena la matriz con el coste real de retorno entre cada par de oficinas, las rutas de ida populares le acumularán la flota en la ciudad equivocada. El traslado de vehículos entre oficinas también queda registrado, y el responsable de una oficina sólo ve los registros de la suya.
Transfer: no hay tarifa por zonas, hay matriz origen × destino
En transfer la pregunta más repetida es si existe tarifa por zonas. La respuesta clara: no hay tarifa por zonas. El precio se monta o por par de puntos o por kilómetro. En su lugar existe la matriz origen × destino: se eligen los puntos de origen y destino en una rejilla, se generan las rutas en bloque, se actualizan los precios en bloque y se pueden definir en ambos sentidos. Como alternativa se define un precio por kilómetro y una tarifa base, que es justo el concepto que impide que el precio se desplome en distancias cortas.
Venga de donde venga el servicio, entra en el mismo flujo; tras el despacho los estados avanzan con marca de tiempo y, al cerrarse el servicio, se anotan las partidas financieras.
El emparejamiento de vehículo se hace por capacidad de pasajeros y de equipaje, las condiciones de cancelación se definen con una matriz de penalización escalonada por horas y se puede establecer una excepción a nivel de vehículo. El servicio que entra por teléfono se da de alta manualmente y cae en el mismo flujo de operación.
El comportamiento más crítico del tablero de despacho es el control de solapes. La regla es esta: alrededor de la hora de recogida de un servicio hay una ventana temporal, y en esa ventana no se puede elegir un recurso que ya tenga trabajo — el sistema no acepta la asignación y además le dice con qué servicio choca. Como la vigencia del carnet, de la inspección y del seguro del conductor y de la flota está en la misma pantalla, también baja el riesgo de sacar a ruta a un conductor con la documentación caducada.
Los estados del servicio — pendiente, asignado, en ruta, completado; y en las ramas laterales no show y cancelado — se registran con marca de tiempo en cada transición. La marca de tiempo no es adorno, es prueba: cuando el cliente dice «el coche no vino», de lo que se habla es del registro. Al cerrarse el servicio se calcula la retribución del conductor y se anota en la tarea; los gastos de ese servicio los añade usted línea a línea. La rentabilidad se informa por periodo y por divisa; los informes de conductor y de vehículo muestran además el número de servicios y la tasa de finalización.
La misma implantación abre también el escaparate de venta de la empresa
En alquiler, la implantación no produce sólo un panel de gestión, sino también un escaparate B2C con la marca de la propia empresa. El escaparate usa el mismo inventario y los mismos servicios de reserva; no hace falta una implantación de producto aparte. El visitante elige oficina y fechas, filtra por categoría, cambio y combustible, en el detalle del vehículo elige el paquete de seguro y los servicios adicionales y, en el último paso, introduce los datos del conductor, de facturación y de tarjeta. Las páginas, el menú, las imágenes, el tema y los textos de idioma del escaparate se editan desde el panel; su propio dominio se conecta por DNS.
El escaparate de venta de este anuncio está en el lado de alquiler. El producto de transfer es de panel: el servicio entra desde el panel o por teléfono, y la operación y las finanzas corren en el back office.
14 días de prueba gratuita en alquiler de coches
Para las empresas de alquiler hay una vía autoservicio con la que puede montar y ver el sistema usted mismo. El asistente de registro tiene tres pasos — Dirección y sitio, Cuenta y empresa, Confirmación — y en ningún paso se pide tarjeta de crédito. Al completar el registro se crean automáticamente su cuenta, su usuario administrador y su oficina central por defecto, se asigna su dirección de sitio y su web queda publicada. Su propio dominio se conecta después por DNS, y el logotipo, el contenido y los colores de marca se personalizan tras la publicación. Al terminar la prueba, la elección de plan se hace desde el propio sistema.
Dirección de la prueba: https://car.diji.tech/?l=en
En el producto de transfer no se ofrece prueba gratuita; la puesta en marcha de transfer se planifica junto con la definición de su lista de vehículos y de rutas.
Checklist de puesta en marcha
Para alquiler de coches:
- Monte el catálogo de categorías antes que la lista de vehículos. Sin categorías, ni el precio ni la disponibilidad encuentran dónde anclarse.
- No deje vacíos los escalones semanal y mensual. Si sólo define precio diario, no podrá igualar el precio de la competencia en alquileres largos.
- Introduzca el kilometraje incluido por escalón; deje el campo vacío en el escalón que vaya a vender como ilimitado.
- Marque uno a uno si cada extra es por día o por alquiler. No se fíe del valor por defecto.
- Rellene la matriz de devolución en otra ubicación con el coste real de retorno para cada par de oficinas.
- Defina la fianza, la edad mínima del conductor y los años mínimos de carnet en la ficha del vehículo; el campo vacío no aparece en la oferta.
- Monte la jerarquía de oficinas y los roles de usuario la primera semana. Si el aislamiento de datos se activa después, los registros antiguos quedan mezclados.
- Planifique dar de alta los vehículos uno a uno — no hay importación masiva de vehículos.
Para transfer:
- Estandarice primero los puntos de origen y destino (aeropuerto, estación, hotel, barrio) y genere la matriz después.
- Introduzca siempre la tarifa base; en el precio por kilómetro es el único concepto que protege las distancias cortas.
- Dé de alta los tipos de vehículo con capacidad de pasajeros + equipaje, no sólo con marca y modelo.
- Defina los escalones de penalización por cancelación con umbrales horarios y anúlelos a nivel de vehículo donde haga falta una excepción.
- Introduzca en las fichas las fechas de vencimiento de la documentación del conductor; el control sólo funciona si hay dato.
- Estandarice las etiquetas de gasto (combustible, aparcamiento, peaje, atenciones) — el informe sólo tiene sentido con etiquetas consistentes.
¿Qué se mide?
En transfer el sistema entrega directamente tres cosas: beneficio neto y margen por servicio, número de servicios y tasa de finalización por conductor y uso de vehículos. El umbral que hay que mirar el primer mes es este: si la tasa de finalización es baja, el problema no está en el precio, está en el despacho.
En alquiler la medida sale de los registros: la suma de las líneas de diferencia en devolución (combustible + exceso de kilometraje + limpieza + daños), el importe compensado con la fianza, el porcentaje de alquileres de sólo ida y los días alquilados por categoría. Esos cuatro números le dicen si su tarifa está bien montada sin necesidad de abrir la pantalla de tarifas: si la diferencia de devolución es siempre cero, su kilometraje incluido es más generoso de lo necesario; si es siempre alta, está generando reclamaciones.
Límites y notas
Saber lo que el producto no hace es tan importante como saber lo que hace:
- En transfer no hay tarifa por zonas. El precio se monta por par de puntos o por kilómetro.
- En transfer no hay seguimiento de vuelos. Existen los campos de número de vuelo, terminal y nota de recepción; no hay ningún comportamiento automático que desplace la hora de recogida según el retraso.
- No hay aplicación móvil para el conductor ni aviso automático de servicio al conductor; la asignación genera registro y traza de evento dentro del panel. Tampoco hay seguimiento de vehículos en vivo (GPS).
- Tras la asignación no se envía automáticamente al pasajero el nombre del conductor y la matrícula. El flujo de notificación actual se limita a enviar y reenviar la confirmación de reserva.
- No hay venta de transfer compartido (por plaza); la tarificación es por vehículo. Tampoco se aplican cargo por parada intermedia ni suplemento nocturno.
- En alquiler no hay importación masiva de vehículos. Sólo existe un flujo de importación para el extracto de peajes electrónicos.
- Del contrato de alquiler se siguen el registro y el estado de firma; no hay conectado ningún proveedor externo de firma electrónica.
- La disponibilidad funciona a nivel de categoría y la restricción de duración se define aparte por vehículo. Los registros de mantenimiento e inspección se guardan y se generan avisos al acercarse los vencimientos; si el registro de mantenimiento retira o no el vehículo de la venta automáticamente debe confirmarse en su implantación.
- En el paso de pago del escaparate se recogen los datos del conductor, de facturación y de tarjeta. Por qué canal se hace el cobro se concreta durante la implantación.
Preguntas frecuentes
Tengo flota propia y además vendo coches de otras empresas. ¿Qué producto necesito?
El criterio es la propiedad del inventario. Si el peso está en sus propios vehículos, empiece por el producto de empresa; si el peso está en vender el inventario de otro, el correcto es el de agencia. Para quienes llevan las dos cosas a la vez, el montaje se concreta en la reunión de puesta en marcha.
¿También hay 14 días de prueba gratuita para transfer?
No. La prueba gratuita y la implantación autoservicio se ofrecen sólo en el lado de alquiler de coches. Para transfer, el calendario de puesta en marcha se planifica según el número de tipos de vehículo y de rutas a definir.
¿El sistema impide de verdad asignar el mismo conductor a dos servicios?
Sí, y el bloqueo no es un simple aviso: el registro no llega a crearse. Si el conductor o el vehículo que ha elegido ya está ocupado en la ventana que rodea la hora de recogida de ese servicio, el sistema rechaza la asignación y le muestra la tarea con la que choca. La actualización y la traza de evento que se escriben junto con la asignación avanzan como una sola pieza, así que ninguna asignación a medias se queda colgada en el tablero.
¿Cómo cobro las diferencias que aparecen al final del alquiler?
Se comparan los kilómetros, el combustible y los daños anotados en los formularios de entrega y devolución; las líneas de diferencia (combustible, exceso de kilometraje, limpieza, daños) se repercuten una a una y la compensación de la fianza se hace sobre el mismo registro. La factura y la factura de abono se enganchan también a ese flujo.
¿El sistema trae mi lista de precios ya hecha?
No. En el producto de empresa no llega ninguna lista de precios predefinida; la tarifa la monta usted desde cero con categorías, escalones de duración, temporadas, paquetes de kilometraje y extras. Esa es la diferencia de fondo con la lógica de agencia, que pone margen sobre el precio del proveedor.
¿Puedo publicar mi propia web desde este sistema?
En alquiler de coches, sí: la implantación produce un escaparate de venta que funciona con la marca y el dominio de la propia empresa, y el contenido y el tema se gestionan desde el panel. El producto de transfer, en el alcance de este anuncio, funciona centrado en el panel.
Hay tres cosas que puede hacer hoy:
- Saque su lista de categorías. Escriba en cuántas categorías va a dividir su flota — toda la implantación se cuelga de esa lista. En transfer el equivalente es escribir los tipos de vehículo con su capacidad de pasajeros y equipaje.
- Marque sus cinco rutas más vendidas o sus cinco patrones de duración de alquiler más habituales. Empezar la tarifa por ahí da resultado mucho antes que intentar rellenar la matriz entera de una vez.
- Si está en el lado de alquiler, arranque la prueba usted mismo: en https://car.diji.tech/?l=en puede abrir su cuenta sin dar tarjeta de crédito y ver el panel y el escaparate en la misma sesión.
Para la lista completa de funciones: Software para Empresas de Alquiler de Coches · Software para Empresas de Transfer