En el negocio chárter, la plaza es una mercancía que usted ya ha comprado antes de venderla. El operador que fleta la aeronave paga meses antes de la salida; el avión despega tanto si las plazas están llenas como si no, y el coste no cambia. Por eso el verdadero problema de una operación chárter no es "emitir billetes", sino liquidar un stock finito con el mayor ingreso posible antes de la hora de salida. Sobre el terreno, ese trabajo suele llevarse en una hoja de cálculo: el cupo de ida y el de vuelta viven en pestañas distintas, las plazas se prometen por teléfono a las subagencias y qué bloque tiene ya los nombres introducidos se sigue por un hilo de WhatsApp. El resultado es conocido: la misma plaza se vende dos veces, las plazas asignadas pero no vendidas se detectan tres días antes de la salida y la demanda que llega a un vuelo completo desaparece sin quedar anotada en ninguna parte.
En diji.tech hemos ampliado nuestro sistema de billetes de vuelos chárter alrededor de estos cinco dolores y hemos puesto en servicio las nuevas capacidades: inventario de plazas en bloque, generación de vuelos en serie, escalones de precio por ocupación, asignación por agencia y reserva de bloque sin nombres. Este artículo no es una lista de funciones. Explica qué decisión operativa facilita cada capacidad: a qué nivel debe mantenerse el cupo, si una plaza vacía se liquida con descuento o con política de precio, por qué el plazo de la opción es tan crítico y qué hace —y qué deliberadamente no hace— el sistema cuando llega la fecha límite de la lista de nombres.
Por qué una plaza chárter es una partida de stock propia
Cuando vende un billete regular, el stock no es suyo. Trae una tarifa en vivo del proveedor y la vende; si la plaza queda vacía, el que pierde no es usted. En chárter la ecuación se invierte: el stock es suyo, el riesgo es suyo y una plaza vacía es una pérdida directa. Esa única diferencia cambia todo lo que debe esperar del software: cupo, asignación, precio por ocupación y lista de espera nacen todos de esa propiedad del stock.
| Pregunta | Billete regular | Plaza chárter en bloque | Expediente de grupo |
|---|---|---|---|
| ¿De quién es el stock? | De la aerolínea o del proveedor | Suyo (comprado por anticipado) | Todavía de nadie, en fase de cotización |
| ¿Quién asume el riesgo? | El proveedor | Usted | Nadie hasta que se acepte la oferta |
| ¿Qué significa una plaza vacía? | No es pérdida | Un coste directo | No aplica |
| ¿Quién fija el precio? | Proveedor más su markup | Usted por completo | Se negocia con la aerolínea |
| Su equivalente en el sistema | Sistema de agencia de billetes de avión | Sistema de billetes de vuelos chárter | Sistema de gestión de reservas de grupos |
En la práctica, esta distinción significa que para su vuelo chárter no existe un paso llamado "conectar un proveedor". El inventario está registrado como un proveedor de vuelos interno y se lista junto a los resultados de proveedores externos en la misma pantalla de búsqueda de vuelos que ya utilizan sus subagencias. La agencia no tiene que entrar en un portal aparte y usted no tiene que abrir una integración adicional.
Guardar el bloque por tramo: todo o nada
Mantener el cupo chárter en una sola cifra es el error más frecuente sobre el terreno. En un ida y vuelta, el tramo de ida puede estar completo mientras el de vuelta aún tiene sitio; si trabaja con un único contador, acabará vendiendo una plaza que no puede entregar.
En la nueva estructura, cada tramo lleva su propio contador de plazas. En una venta de ida y vuelta, la demanda se escribe en los dos tramos a la vez: si hay sitio en ambos, la venta pasa; si uno está completo, se rechaza la venta entera. El número de plazas vendibles lo fija siempre el tramo más restringido. Y si su contrato exige una sobreventa deliberada, ya no queda al criterio de nadie: define un margen de sobreventa controlado por vuelo, y el sistema vende hasta ese margen y ni una plaza más.
El recorrido de una plaza desde la definición del vuelo hasta la asignación a la agencia. La asignación no vendida vuelve al cupo común en la fecha de devolución.
Montar el programa de temporada en un solo formulario
Un programa chárter rara vez es un vuelo suelto; suele ser una cadena que se repite el mismo día de la semana durante toda la temporada. Abrir esa cadena a mano, vuelo por vuelo, cuesta tiempo y conlleva el riesgo de saltarse una semana.
Con la generación de vuelos en serie se define un vuelo plantilla, se indica el intervalo de repetición entre 1 y 52 semanas y el sistema produce las copias encadenadas. Con las definiciones de temporada puede además agrupar y filtrar esos vuelos, de modo que el programa de verano y el de invierno nunca se mezclen. Lo que gana en la práctica es esto: un único error de tarifa o de cupo cometido en la apertura de temporada se genera desde la plantilla y se corrige en un solo sitio, en lugar de arrastrarse a mano por decenas de vuelos.
Gestionar el precio con una política a medida que sube la ocupación
El coste de una plaza vacía es fijo, pero el valor de la última plaza no lo es. El reflejo clásico es descontar según se acerca la salida; eso castiga a la agencia que compró pronto y quema el margen antes del despegue. El enfoque correcto es el contrario: que el precio suba a medida que el vuelo se llena.
El precio automático por ocupación le permite definir escalones según la banda de ocupación. Cada escalón funciona como porcentaje o como importe fijo y puede activarse o desactivarse uno a uno: no hace falta reescribir la tarifa para desactivar un escalón a mitad de programa.
El escalón actualiza la tarifa base antes de la conversión de divisa y de la cadena de reglas de precio por agencia.
El orden importa mucho: el escalón se aplica a la tarifa base y solo después entran la conversión de divisa y la cadena de reglas de precio por agencia. Es decir, la subida de ocupación se traslada de forma proporcional a todas las agencias sin romper la estructura de comisión de cada una. Y como la tarifa base se define por separado para adulto, niño y bebé, el escalón conserva también la distinción por tipo de pasajero.
Para no montar la política de precio a ciegas, introduzca también en el sistema las partidas de coste del vuelo. Con los costes cargados verá el punto de equilibrio del vuelo y la proyección de ocupación antes de la salida; la respuesta a "en qué plaza empieza a ganar dinero este vuelo" es la que determina en qué escalón debe dejar de descontar.
Ceder plazas a la subagencia y aplicar la cuota
Puede que quiera reservar parte del bloque para sus agencias fieles. La cuestión de fondo no es reservarlas, sino qué ocurre cuando la plaza reservada no se vende. Una asignación dada de palabra es una plaza vacía invisible mientras no se venda.
En el sistema define asignaciones de plazas por agencia, y el total repartido no puede superar la capacidad del vuelo. La aplicación de la cuota funciona en tres modos:
| Modo | ¿Qué hace la agencia al agotar su asignación? | ¿Cuándo elegirlo? |
|---|---|---|
| Desactivada | No se aplica restricción; sigue vendiendo del cupo | Si usa la asignación solo con fines de informe |
| Estricta | Se rechazan las ventas nuevas | Si ha repartido el cupo entre agencias de forma definitiva |
| Paso al cupo general | La venta continúa desde el cupo común | Si da la asignación como objetivo e incentiva la venta |
Las agencias sin asignación venden directamente del cupo general en todos los modos. Además, la asignación no vendida vuelve automáticamente al cupo cuando llega la fecha de devolución que usted fije: eso cierra la pérdida silenciosa más cara del chárter. Antes de bloquear una plaza también se comprueba el límite de crédito de la agencia, de modo que la asignación no aumenta su riesgo de cobro.
No perder demanda en un vuelo completo: lista de espera y opción de 24 horas
En chárter, toda plaza bloqueada es una plaza que no se puede vender. Una opción sin plazo bloquea el cupo vendible del vuelo y además engaña a los escalones de ocupación: el sistema cree que el vuelo está lleno, el precio sube y la demanda real se marcha. Por eso que la opción tenga plazo no es una comodidad, sino una condición de la gestión de ingresos.
Cuando el cupo se agota, las solicitudes que llegan quedan registradas en la lista de espera. Cuando una plaza vuelve al cupo, el siguiente registro de la cola se promueve a una opción con plazo y retiene la plaza durante 24 horas. Si el plazo vence, la opción decae, la plaza queda libre y se pasa al siguiente registro. Desde el panel de operaciones puede conceder manualmente una opción a un registro, atenderla o cancelarla. Así, la solicitud a la que se respondió "el vuelo está completo" entra en una cola en lugar de desaparecer, y las cancelaciones fluyen automáticamente al siguiente cliente.
Lista de nombres: bloque sin nombres, alta escalonada y fecha límite
Un grupo corporativo o una subagencia quiere comprometer las plazas hoy, pero no entregará los nombres de los pasajeros hasta dentro de dos semanas. Esperar significa no vender las plazas; inventar los nombres y corregirlos después significa un error de manifiesto.
La reserva de grupo en bloque sin nombres cubre exactamente ese hueco: se abre el bloque, se reservan las plazas y los nombres se introducen después, de forma escalonada. Puede liberar las plazas sin nombre en cualquier momento; las plazas ya nominadas no pueden liberarse. Cuando el bloque se confirma, las plazas nominadas se convierten en ventas individuales y se produce un registro vinculado al grupo para cada pasajero. Puede exportar el manifiesto de pasajeros y la lista de ventas en CSV, y recoger los nombres del grupo con la plantilla de manifiesto en blanco.
La fecha límite genera un aviso en la lista de tareas; la decisión de liberar las plazas es de operaciones.
La fecha límite de nombres es aquí un umbral crítico. Si la entrega del manifiesto a la aerolínea se retrasa, el bloque se le queda en las manos y las plazas vacías las paga usted. El sistema le pone esa fecha delante como aviso en su lista de tareas, pero no libera las plazas por su cuenta. Es una decisión deliberada: perder un bloque automáticamente porque una lista de nombres se completó en el último momento sale mucho más caro que lo que esa automatización habría ahorrado. La decisión es de operaciones.
Compruebe esto al ponerlo en marcha
- Estructura de tramos: ¿Ha definido por separado los tramos de ida y vuelta y, si hay escala, la cadena de ruta está en orden cronológico?
- Cupo y margen de sobreventa: ¿El número de plazas de cada tramo coincide exactamente con el contrato y el margen de sobreventa es una cifra deliberada y no un valor por defecto olvidado?
- Tarifa por tipo de pasajero: ¿Se han introducido por separado el importe base y los impuestos para adulto, niño y bebé?
- Partidas de coste: No monte escalones de precio antes de cargar los costes del vuelo; sin ver el punto de equilibrio no sabrá en qué escalón parar.
- Escalones de ocupación: Los escalones se aplican a la tarifa base; diséñelos contando con el markup de la agencia para no subir el precio dos veces.
- Asignación y modo: ¿El total de plazas entregadas a las agencias se mantiene dentro de la capacidad y el modo de cuota encaja con su intención comercial?
- Fecha de devolución: ¿La fecha en la que la asignación no vendida vuelve al cupo es lo bastante temprana para revender esa plaza?
- Temporada y serie: No genere una cadena de 52 semanas antes de validar el vuelo plantilla; pruebe un vuelo y luego multiplíquelo.
- Nombre visible del proveedor: ¿El nombre que verán sus agencias en la pantalla de búsqueda es su marca?
- Ensayo del manifiesto: Exporte el manifiesto una vez antes de confirmar el bloque y compárelo con los campos que pide la aerolínea.
Límites y notas
Digamos también con claridad lo que este módulo hoy no hace; en chárter, una expectativa equivocada sale cara.
- No hay mapa gráfico de asientos. El número de asiento se escribe en el registro del pasajero como etiqueta; no se selecciona sobre un plano de cabina y esa etiqueta no afecta a los contadores de plazas.
- Se define un único paquete tarifario por vuelo. No puede vender en paralelo varios paquetes de marca como Economy, Flex o Business en el mismo vuelo.
- No se genera un PNR real ni un billete electrónico. La venta chárter se registra con una referencia local; no se crea ningún registro escrito en el sistema de una aerolínea externa ni en un GDS.
- No se admite el recálculo de precio posterior a la reserva (reprice). Como la tarifa local no cambia, ese flujo está cerrado.
- No hay búsqueda chárter multitrayecto (open-jaw). La búsqueda multitrayecto funciona en el lado de los vuelos regulares; el chárter se vende con esquema de solo ida e ida y vuelta.
- La fecha límite de nombres no genera una cancelación automática. Solo aporta visibilidad en la lista de tareas.
- Una plaza marcada como no-show no vuelve automáticamente al cupo, ni pasa a la lista de espera; esa decisión la toma operaciones.
- La cancelación de una venta confirmada pagada con monedero no genera un reembolso automático; el reembolso se concilia manualmente en el lado financiero.
- No existe una plantilla de notificación o correo recordatorio específica del chárter.
Preguntas frecuentes
¿Cómo abro mi vuelo chárter a la venta para mis subagencias?
Primero crea el vuelo en el catálogo y define sus tramos, el cupo de plazas y la tarifa por tipo de pasajero. Cuando pasa el vuelo a estado activo y lo abre a la venta, su inventario se incluye en la distribución de búsqueda. Sus subagencias ven el vuelo en su pantalla estándar de búsqueda de vuelos; no necesita un portal ni una conexión aparte.
¿Puedo vender la misma plaza a distintas agencias a precios distintos?
Sí. Después de que el escalón de ocupación actualice la tarifa base, entra en juego la cadena multicapa de reglas de precio por agencia. Puede definir un precio y una estructura de comisión distintos para cada agencia, y la subida de ocupación se refleja en todas sin romper esa estructura.
¿Qué pasa con las plazas que asigné pero no se vendieron?
Cuando llega la fecha de devolución que usted fijó, la asignación no vendida vuelve automáticamente al cupo general y queda disponible para la venta de todas las agencias. Si elige el modo de cuota "paso al cupo general", la agencia que agotó su asignación también sigue vendiendo desde el cupo.
¿Puede un cliente tomar una opción sobre la plaza sin pagar?
La venta chárter está diseñada para completarse con el pago; no se abre ninguna opción sin pago. El motivo es que la plaza chárter es una partida de stock real: una opción no pagada bloquea cupo vendible sin contrapartida. Para la necesidad de una retención con plazo se utilizan la opción de la lista de espera y la reserva de bloque sin nombres.
¿En qué se diferencia esto del producto de reservas de grupo?
El bloque que mantiene aquí se apoya sobre stock chárter que ya es suyo. Recoger ofertas de una aerolínea y negociar un precio de grupo es un proceso distinto, y funciona en el lado del sistema de gestión de reservas de grupos.
¿Tengo que montar una integración de proveedor aparte para el chárter?
No. En el módulo chárter no se conecta a ningún proveedor externo: la plaza que vende ya pertenece a su propio vuelo. Su inventario está registrado como un proveedor de vuelos interno que no pide credenciales y pasa por el mismo flujo de búsqueda, carrito y reserva que los resultados de proveedores externos.
Qué puede hacer hoy
- Empiece con un solo vuelo. Cree en el catálogo una de sus próximas salidas chárter, introduzca sus tramos y su cupo y valide la tarifa mientras sigue en borrador. No pase a la generación en serie sin estar seguro de que funciona correctamente.
- Cargue el coste y después monte el escalón. Defina los escalones de ocupación solo después de introducir las partidas de coste del vuelo y ver su punto de equilibrio. Su política de precio se apoyará entonces en las cifras de ese vuelo y no en una intuición.
- Pruebe la primera asignación con una agencia. Asigne plazas a una única subagencia y siga el modo de cuota y la fecha de devolución durante una temporada completa; vea qué modo encaja con su estructura comercial antes de abrirlo a toda la red.
Para ver en detalle cómo gestionar su inventario chárter de principio a fin puede consultar la página Sistema de billetes de vuelos chárter o compartir con nosotros su programa de vuelos y pedir un plan de puesta en marcha hecho a su medida.